e-Doręczenia, czyli elektroniczne listy polecone za potwierdzeniem odbioru
Pandemia Covid-19 zmusiła organy legislacyjne do wprowadzenia nowych regulacji, umożliwiających doręczanie pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Elektroniczne dostarczanie dokumentów przez sądy wpłynęło na decyzję o dalszej cyfryzacji w zakresie wysyłki pism. Elektronicznym odpowiednikiem listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, używanych do tej pory w formalnej korespondencji, mają stać się e-Doręczenia. Ta nowoczesna forma komunikacji ma na celu usprawnienie obsługi dokumentacji urzędowej oraz poprawę efektywności i szybkości komunikacji między instytucjami. Podstawą prawną nowego rozwiązania są rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.
Nowe przepisy dotyczą rozmaitych podmiotów, zarówno tych publicznych (takich jak organy administracji rządowej, instytucje ubezpieczeniowe, Narodowy Fundusz Zdrowia, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk, jednostki samorządu terytorialnego), jak i prywatnych. Szczegółowy harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych znajduje się na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia, gdzie prezentowane są daty wdrożenia nowych zasad dla różnych podmiotów.
Pierwszy termin, przewidziany na 30 grudnia 2023 r., ma nałożyć obowiązek posiadania elektronicznego adresu do doręczeń (ADE) m.in. na adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy.
Komornicy sądowi gotowi na zmiany
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna znajdują się wśród podmiotów, których przepisy dotyczące doręczania korespondencji za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej mają obowiązywać dopiero od 1 października 2029 r. Jednak ustawodawca chce zapewnić wcześniejsze wdrożenie nowego systemu wymiany korespondencji przez komorników sądowych w określonych rodzajach spraw. Dla wierzycieli istotne jest, aby proces odzyskiwania należności przebiegał nie tylko sprawnie, ale także jak najmniej kosztownie. Tymczasem rosnące koszty przesyłek pocztowych powodują zwiększone wydatki w procesach egzekucyjnych.
Minister Sprawiedliwości 5 grudnia 2023 r. podpisał rozporządzenie, precyzujące zakres spraw, w których komornicy sądowi mogą dokonywać doręczeń na adres wpisany do bazy adresów elektronicznych albo za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej.
W jakich sprawach komornicy będą mogli korzystać z e-Doręczeń?
Rozporządzenie przewiduje stosowanie e-Doręczeń między innymi w następujących sytuacjach:
- wykonywanie orzeczeń sądowych o roszczenia pieniężne
- wykonywanie postanowień o zabezpieczeniu spadku lub sporządzanie spisu inwentarza
- osobiste doręczenie adresatowi zawiadomień sądowych, pism procesowych oraz innych dokumentów sądowych za potwierdzeniem odbioru
- podejmowanie działań w celu ustalenia aktualnego adresu zamieszkania adresata
Rozporządzenie wskazuje także katalog podmiotów, którym komornik może dokonywać doręczeń swoich pism lub innych cyfrowo utrwalonych dokumentów za pośrednictwem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dotyczy to stron postępowania, ich pełnomocników, wnioskodawców zleceń doręczenia korespondencji przez komorników, oraz podmiotów niemających statusu uczestników postępowania – pod warunkiem, że adresat posiada adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE).
Nie wyłącza to możliwości doręczania przez organ egzekucyjny korespondencji podmiotom publicznym za pośrednictwem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, niezależnie od rodzaju sprawy.
W rozporządzeniu zrezygnowano z możliwości składania przez strony pism na adres do doręczeń elektronicznych komornika sądowego oraz doręczania korespondencji stronie, której adres do doręczeń elektronicznych nie jest wpisany do bazy adresów elektronicznych i której korespondencję nadano z podmiotu niepublicznego. Głównym powodem takiego ograniczenia jest prowadzenie akt komorniczych w formie papierowej – przyjęcie pism w formie elektronicznej wprowadziłoby trudności związane z ich dołączeniem do akt sprawy.
Czy i w jakim stopniu komornicy zdecydują się na wcześniejsze wdrożenie e-Doręczeń, pozostaje kwestią otwartą. Nowa forma komunikacji zapowiada się jako wygodniejsza od tradycyjnej poczty, przy jednoczesnym zapewnieniu większego bezpieczeństwa niż w przypadku e-maili. Oczekuje się, że wprowadzenie e-Doręczeń przyczyni się również do obniżenia kosztów w procesach egzekucyjnych, co stanowi istotny argument za tym innowacyjnym rozwiązaniem.
adw, Inez Mołodyńska
